Panduan Upload File A1 PDF Hasil Download dari system CORETAX ke Sistem Benemica

 

Fitur Upload Summary Generated Tax Report 1721 A1 pada sistem Benemica dirancang untuk mempermudah proses pengiriman Bukti Pemotongan Pajak (Formulir A1) dalam bentuk PDF yang di-generate dari system CORETAX kepada karyawan melalui email atau ESS (Employee Self Service). Dengan fitur ini, perusahaan dapat:

• Mengunggah file PDF A1 langsung dari CORETAX. Jika ada lebih dari satu file yang akan diupload maka bisa dibuatkan dalam bentuk ZIP 
• Memastikan data yang diunggah sesuai dengan data karyawan yang ada di sistem.
• Mengirimkan file A1 kepada karyawan secara cepat dan akurat melalui email atau Benemica ESS.

Berikut adalah panduan lengkap untuk menggunakan fitur ini.

Langkah-Langkah Upload File A1 ke Sistem Benemica

1. Download File PDF A1 dari CORETAX

• Masuk ke akun CORETAX Perusahaan.
• Navigasikan ke menu Bukti Pemotongan A1 Masa Pajak Terakhir.
• Unduh file A1 dalam PDF dari sistem CORETAX
• Jika lebih dari satu file PDF maka masukkan kedalam folder seperti gambar di bawah sesuai dengan kebutuhan nya dan kemudian jadikan sebagai file ZIP

​

Note:
- bupot_bulanan: untuk file BPMP (Laporan Pajak Bulanan)
- bupot_tahunan: untuk file A1 (Laporan Pajak Masa Terakhir)
- bupot_final_tidakfinal: untuk file BP21 (Laporan Pajak Non Karyawan dan Pesangon/Pajak Final)

 

2. Login ke Sistem Benemica

• Masuk ke sistem Benemica menggunakan akun Anda.

• Akses menu Summary Generated Tax Report 1721 A1 pada link berikut: 

https://www.benemica.com/Payroll/taxreportinggeneratedsummary/index

3. Unggah File ZIP ke Sistem

• Klik tombol Upload File.

• Pilih file PDF atau ZIP hasil unduhan dari CORETAX. 

Catatan: Sistem akan membaca data dari file PDF atau ZIP tersebut dan mencocokkannya dengan data karyawan yang sudah ada di sistem. Saat ini fitur ini hanya akan melakukan pencocokan untuk form 1721 A1 (bukti potong tahunan)

• Klik Upload

• Tunggu hingga proses unggahan selesai. Jika data berhasil diunggah, sistem akan menampilkan data yang berhasil terupload.

4. Verifikasi Data yang Diunggah

• Untuk memastikan data yang diunggah benar, klik tombol Download di kolom sebelah kanan.

• Periksa file hasil unduhan untuk memastikan semua data sesuai.

Note:
untuk Upload Proses Warning, menunjukkan bahwa data terdapat kecocokan nomor NPWP antara data yang diupload dengan data karyawan pada sistem, namun ada perbedaan di nama karyawan. Data ini tetap bisa dilakukan pengiriman melalui email atau ESS.

• RE-VALIDATE dapat digunakan jika ada kesalahan dan sudah diperbaiki untuk master data dari system, revalidate untuk memvalidasi ulang untuk status yang tidak success

5. Kirimkan Formulir A1 ke Karyawan

Setelah data terverifikasi, Anda dapat mengirimkan file A1 ke karyawan melalui dua opsi berikut:

            Send to Email:

• Klik tombol Send to Email dan klik tombol OK.

• Sistem akan mengirimkan Formulir A1 ke alamat email masing-masing karyawan. Proses pengiriman email akan diproses setiap 10 menit sekali
• Periksa status pengiriman melalui email. Jika pengiriman email sudah berhasil, status akan terupdate menjadi SUCCESS SEND

            Send to Benemica ESS:

• Klik tombol Send to ESS, kemudian klik OK.

• Sistem akan mengirimkan Formulir A1 ke portal ESS karyawan.
• Karyawan dapat mengakses file A1 melalui akun ESS mereka. Jika pengiriman email sudah berhasil, status akan terupdate menjadi SUCCESS SEND

6. Verifikasi Pengiriman

• Melalui Email: Pastikan email yang berisi Formulir A1 sudah diterima oleh karyawan.

• Melalui ESS: Pastikan karyawan dapat melihat dan mengunduh Formulir A1 di Benemica ESS melalui menu Payslip.

                ESS Web

             Ess Mobile

   

 

Catatan Tambahan

• Pastikan data karyawan pada sistem Benemica sudah lengkap dan sesuai dengan data pada CORETAX sebelum melakukan unggahan.

Upload Dokumen di Document Management

1. Login ke URL https://benemica.com/documentmanagement/
2. Setelah login, Anda akan masuk ke halaman Document Management yang terdiri dari:
   • Form upload dokumen di bagian atas.
   • Daftar dokumen (list dokumen) yang sudah di-upload di bagian bawah.
      
3. Pada form upload:
   • Isi field yang tersedia sesuai kebutuhan.
   • Kolom yang wajib diisi ditandai dengan ikon bintang (misalnya File Name dan Document Type).
      
4. Klik tombol Upload untuk mengunggah dokumen.

 

Setelah login akan masuk ke halaman document management yang berisi upload dan list dokumen yang sudah di upload, di bagian atas, akan ada field untuk upload, field yang wajib diisi ada logo bintangnya (File Name dan Document Type).

 

- List Dokumen, Filter, dan Fungsi Tabel

1. Di bawah form upload terdapat tabel List Dokumen yang menampilkan seluruh dokumen yang sudah di-upload.
2. Di bagian atas tabel terdapat filter untuk mempermudah pencarian dokumen berdasarkan kriteria yang dipilih (tanggal, document type, status, dsb.).
3. Pada tabel:
    
   • Teks berwarna biru dapat diklik dan memiliki fungsi:
     • Reference Number: menampilkan log aktivitas dokumen (download, approve, dan reject).
     • File Name: mengunduh file dokumen.
        
   • Untuk melihat remark dari approver, arahkan kursor (hover) ke ikon chat.
     • Ikon chat dapat diklik agar remark tetap tampil meskipun kursor berpindah.
        
   • Di kolom paling kanan terdapat action button:
     • Delete (ikon tong sampah)
     • Approve (ikon centang/tick)
     • Reject (ikon deny)

Ikon	Fungsi
🗑 (Tempat sampah)	Delete dokumen
✔ (centang / tick)	Approve dokumen
✖ (deny)	Reject dokumen
💬 (chat/balloon)	Lihat remark approver
Teks biru	Link ke log / download

 

 

Role	Bisa Upload	Bisa Approve	Bisa Reject	Bisa Delete	Bisa Lihat Data
Employee (Uploader)	✔ – hanya dokumen yang dia upload	✖	✖	✔	✔ – hanya dokumen yang dia upload
Supervisor L1	✖	✔ (Level 1)	✔ (Level 1)	✔	✔ – dokumen bawahan di levelnya
Supervisor L2	✖	✔ (Level 2)	✔ (Level 2)	✔	✔ – dokumen bawahan di levelnya
Admin	✔	✖	✖	✔	✔ – seluruh dokumen
User lain (tidak terkait hierarchy)	✖	✖	✖	✖	✖ – tidak dapat melihat dokumen

 

 

 

 

- Hak Akses Approve dan Reject

1. Tombol Approve dan Reject hanya aktif untuk supervisor yang berada pada level approval saat ini.
2. Jika user yang login bukan supervisor pada level tersebut:
   • Ikon approve dan reject akan tampil dalam keadaan non-aktif / gelap.
   • User tidak dapat melakukan approve ataupun reject.

 

Approve dan reject hanya bisa dilakukan oleh supervisor di level yang sekarang, jika user yang login bukan merupakan supervisor di level tersebut, maka icon approve dan reject akan menjadi gelap dan tidak bisa di click.

- Pop-up Konfirmasi dan Perubahan Status

1. Saat user mengklik Delete, Approve, atau Reject, sistem akan menampilkan popup konfirmasi.
2. Untuk aksi Approve dan Reject, approver dapat menambahkan remark yang menjelaskan alasan keputusan tersebut.
3. Perubahan status dokumen:
   • Jika Approve, maka:
     • Authorize Status akan naik ke level berikutnya.
     • Proses berlanjut ke supervisor pada level di atasnya (jika masih ada).
        
   • Jika Reject, maka:
     • Authorize Status berubah menjadi Rejected.
     • Proses approval berhenti pada level tersebut.
        
4. Setelah dokumen di-approve oleh level tertinggi, Authorize Status akan berubah menjadi Approved dan dokumen dinyatakan selesai diproses.

 

Berikut merupakan popup saat user click delete, approve, dan reject. Untuk approve dan reject, approver dapat menambahkan remark yang menjelaskan alasan approve dan reject.

 

Jika di approve, maka authorize status akan naik level. Sementara jika di reject, authorize status akan langsung berubah menjadi rejected, dan level dokumen akan berhenti di level tersebut

 

Setelah di approve oleh level tertinggi, maka authorize status akan berubah menjadi Approved

New Dashboard Mobile Benemica

Employee Self-Service (ESS) kini hadir dengan tampilan yang diperbarui untuk meningkatkan pengalaman pengguna. Meskipun tampilannya sudah diperbarui, struktur utamanya tetap terasa familiar, hanya dilengkapi dengan beberapa fitur tambahan.

The Employee Self-Service (ESS) experience has been redesigned to make it more user-friendly. While the layout has been refreshed, the core structure remains familiar, just enhanced with new features.

 

Pada bagian atas, Anda akan melihat nama perusahaan serta sapaan personal. Tepat di bawahnya terdapat panel kaca yang menampilkan ringkasan informasi Anda, mirip dengan versi web. Anda dapat memperbarui informasi yang ditampilkan kapan saja dengan menekan tombol refresh.

Starting from the top, you’ll now see your company name along with a personalized greeting. The updated glass pane below displays your information overview, similar to what you see in the web version. You can also update the displayed data at any time by tapping the refresh icon.

[Image 2]

Di bawah panel kaca inilah tombol akses cepat berada. Semua fitur yang kemungkinan Anda butuhkan segera setelah membuka aplikasi dapat ditemukan di bagian ini. Selain itu, fitur yang paling sering digunakan seperti tombol kehadiran berwarna coklat di tengah, slip gaji, dan bantuan kini tersedia di navigasi bawah agar lebih mudah diakses. Tidak perlu khawatir karena menu lengkap tetap dapat diakses melalui sidebar seperti sebelumnya.

Right beneath the glass pane, you’ll find a set of quick-access buttons that cover everything you’re likely to need as soon as you open the app. Meanwhile, the commonly used menu, including the brown attendance button in the center, payslips, and support, is now placed in the bottom navigation bar for easier access. Don’t worry, the full menu is still available in the sidebar, just like before.

Terakhir, tetap terhubung dengan berita dan pembaruan terbaru dari BENEMICA melalui banner interaktif yang berada di bawah tombol akses cepat.

Finally, stay informed about the latest updates and announcements from BENEMICA through the interactive banner located below the quick buttons.