Validasi NIK dan NPWP Otomatis: Fitur Baru yang Bikin Data Karyawan Lebih Akurat!

Panduan ini akan menjelaskan langkah-langkah untuk melakukan validasi NIK (Nomor Induk Kependudukan) dan Tax ID di sistem, baik melalui input data langsung di layar maupun melalui unggahan file. Panduan ini menjelaskan fitur validasi otomatis untuk Nomor Induk Kependudukan (NIK) dan Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP). Tujuan dari validasi ini adalah untuk memastikan keakuratan data karyawan langsung di dalam sistem Benemica dan untuk memastikan data pada saat upload ke sistem pajak CORETAX dapat berjalan lancar tanpa gagal yang disebabkan data NIK/NPWP yang tidak valid. 

Validasi NIK dan Tax ID dapat dilakukan saat memasukkan data karyawan baru atau memperbarui data yang sudah ada.

A. Input Data Karyawan Baru Via Screen

1. Masuk ke halaman Personal Information  https://www.benemica.com/payroll/PersonalInformation/Create

2. Masukkan NIK dengan “ID Type” KTP.

3. Tombol “VALIDATE” akan muncul jika anda memilih tipe KTP.Untuk ID yang bukan KTP maka tidak akan muncul tombol “VALIDATE”.

​

4. Selain pada menu Personal Information, validasi NIK/NPWP juga bisa dilakukan pada tab Tax Information.

5. Pada Tax ID masukkan Nomor NPWP dengan benar dan Klik “VALIDATE” untuk melanjutkan proses validasi.

​

6. Jika Validasi berhasil dilakukan maka akan muncul status “Valid”.

​

7. Sistem akan menampilkan alamat dan memasukkannya secara otomatis pada sistem Benemica di tab Address & Contact Information sesuai dengan data alamat yang terdapat pada CORETAX.

​

8. Jika Validasi gagal maka akan muncul pesan error “Taxpayer not found”.

 

B. Input Data Karyawan Baru Via Upload

1. Untuk menambahkan data baru via upload,Klik tombol “Upload New”. 
2. Pastikan Anda menggunakan template yang benar dan data yang diunggah sudah sesuai format, termasuk NIK dan Tax ID.

​

3. Download template sesuai kebutuhan.

​

4. Isi Data NIK pada Kolom “ID Information - ID Number” atau “Tax ID Number”.
5. Unggah file yang telah diisi dengan data yang sesuai.

​

4. Jika terdapat data yang tidak valid, proses unggahan akan gagal (Fail).

​

5. Unggahan yang berhasil dan valid akan menampilkan pesan “Success” di kolom status. Sedangkan jika ada yang failed, di kolom “Remark” akan menampilkan pesan  gagal seperti "Tax ID Number: Taxpayer not found" dan “ID Information - ID Number: Taxpayer not found".
6. Pada Layar Upload Summary, pilih data dan lakukan Approve.
7. Pastikan status upload data yang telah disetujui statusnya menjadi Authorize.
8. Pada sistem anda juga dapat  melakukan Approve untuk sebagian data yang valid dengan melakukan “Partial Approve”.

​

9. Ketika proses “Partial Approve” sukses maka kolom “Upload Status” akan terganti menjadi “Partial Success”.
10. Setelah Partial Approve berhasil dilakukan, data yang akan masuk ke dalam sistem adalah data yang berstatus “Success” saja .

11. Untuk unggahan yang berhasil, data akan masuk ke menu Employee Management dan data NIK akan langsung terupdate menjadi “Valid”.

 

C. Memperbarui Data Karyawan Via Upload

 

1. Untuk memperbaharui data yang sudah ada via upload template,Klik tombol “Upload Update”. 

2. Update data sesuai template yang telah di unduh.
3. Lakukan update pada kolom “ID Information- ID Number dengan NIK atau Tax ID Number dengan no NPWP yang sesuai“. 
4. Setelah mengupdate data,Unggah File,Klik tombol “Upload”.
5. Pada Layar Upload Summary, pilih data dan lakukan Approve.
6. Pastikan status upload data yang telah disetujui statusnya menjadi Authorize.
7. Pada sistem anda juga dapat  melakukan Approve untuk sebagian data yang valid dengan melakukan “Partial Approve”.

8. Ketika proses “Partial Approve” sukses maka kolom “Upload Status” akan terganti menjadi “Partial Success”.
9. Setelah Partial Approve berhasil dilakukan, data yang akan masuk ke dalam sistem adalah data yang berstatus “Success” saja .
10. Jika proses valid . Unggahan yang berhasil dan valid akan menampilkan pesan “Success” di kolom status,sedangkan jika ada yang gagal di kolom “Remark” akan menampilkan pesan  gagal seperti "Tax ID Number: Taxpayer not found" dan “ID Information - ID Number: Taxpayer not found".

11. Untuk unggahan yang berhasil, data akan masuk ke menu Employee Management dan data NIK akan langsung terupdate menjadi “Valid”.
12. Proses unggahan file memungkinkan Anda memproses data beberapa karyawan sekaligus.