Upload Dokumen di Document Management

1. Login ke URL https://benemica.com/documentmanagement/
2. Setelah login, Anda akan masuk ke halaman Document Management yang terdiri dari:
   • Form upload dokumen di bagian atas.
   • Daftar dokumen (list dokumen) yang sudah di-upload di bagian bawah.
      
3. Pada form upload:
   • Isi field yang tersedia sesuai kebutuhan.
   • Kolom yang wajib diisi ditandai dengan ikon bintang (misalnya File Name dan Document Type).
      
4. Klik tombol Upload untuk mengunggah dokumen.

Setelah login akan masuk ke halaman document management yang berisi upload dan list dokumen yang sudah di upload, di bagian atas, akan ada field untuk upload, field yang wajib diisi ada logo bintangnya (File Name dan Document Type).

- List Dokumen, Filter, dan Fungsi Tabel

1. Di bawah form upload terdapat tabel List Dokumen yang menampilkan seluruh dokumen yang sudah di-upload.
2. Di bagian atas tabel terdapat filter untuk mempermudah pencarian dokumen berdasarkan kriteria yang dipilih (tanggal, document type, status, dsb.).
3. Pada tabel:
    
   • Teks berwarna biru dapat diklik dan memiliki fungsi:
     • Reference Number: menampilkan log aktivitas dokumen (download, approve, dan reject).
     • File Name: mengunduh file dokumen.
        
   • Untuk melihat remark dari approver, arahkan kursor (hover) ke ikon chat.
     • Ikon chat dapat diklik agar remark tetap tampil meskipun kursor berpindah.
        
   • Di kolom paling kanan terdapat action button:
     • Delete (ikon tong sampah)
     • Approve (ikon centang/tick)
     • Reject (ikon deny)

- Hak Akses Approve dan Reject

1. Tombol Approve dan Reject hanya aktif untuk supervisor yang berada pada level approval saat ini.
2. Jika user yang login bukan supervisor pada level tersebut:
   • Ikon approve dan reject akan tampil dalam keadaan non-aktif / gelap.
   • User tidak dapat melakukan approve ataupun reject.

Approve dan reject hanya bisa dilakukan oleh supervisor di level yang sekarang, jika user yang login bukan merupakan supervisor di level tersebut, maka icon approve dan reject akan menjadi gelap dan tidak bisa di click.

- Pop-up Konfirmasi dan Perubahan Status

1. Saat user mengklik Delete, Approve, atau Reject, sistem akan menampilkan popup konfirmasi.
2. Untuk aksi Approve dan Reject, approver dapat menambahkan remark yang menjelaskan alasan keputusan tersebut.
3. Perubahan status dokumen:
   • Jika Approve, maka:
     • Authorize Status akan naik ke level berikutnya.
     • Proses berlanjut ke supervisor pada level di atasnya (jika masih ada).
        
   • Jika Reject, maka:
     • Authorize Status berubah menjadi Rejected.
     • Proses approval berhenti pada level tersebut.
        
4. Setelah dokumen di-approve oleh level tertinggi, Authorize Status akan berubah menjadi Approved dan dokumen dinyatakan selesai diproses.

Berikut merupakan popup saat user click delete, approve, dan reject. Untuk approve dan reject, approver dapat menambahkan remark yang menjelaskan alasan approve dan reject.

Jika di approve, maka authorize status akan naik level. Sementara jika di reject, authorize status akan langsung berubah menjadi rejected, dan level dokumen akan berhenti di level tersebut

Setelah di approve oleh level tertinggi, maka authorize status akan berubah menjadi Approved